Uno de los aspectos que más preocupan a los restauradores son los famosos cierres de caja y cómo garantizar que no estamos perdiendo dinero en las diferentes operativas de cobro que utilizamos en nuestra actividad diaria.
Lo primero de debemos tener claro son las formas de pago que vamos a admitir en nuestro restaurante. Las más habituales son efectivo y tarjeta, siendo esta primera la más conflictiva en cuanto a incidencias en los cobros.
Además, podemos configurar otras formas de pago existentes, como pueden ser Ticket Restaurant, Transferencias, Pago por apps a través de pasarelas de pago, Tarjetas Regalo, Programas de Puntos, etc.
Hay un detalle que la gente suele pasar por alto a la hora de configurar su operativa de cobros en las diferentes formas de pago. Y es el hecho de que la mayoría de configuraciones que encuentras hoy en día en los restaurantes implican poder cerrar cuentas sin que el sistema haya verificado que realmente ha entrado el importe total a cobrar en nuestra caja. Pongamos de ejemplo el efectivo y la tarjeta:
Cuando un cliente nos paga una cuenta en efectivo, nosotros introducimos el dinero en el cajón y le decimos al sistema que el cliente ya ha pagado, normalmente pulsando un botón que marca la cuenta como pagada en efectivo. Y con las tarjetas pasa lo mismo. Marcamos en el datafono la cantidad a cobrar, el cliente pasa la tarjeta y cuando el cobro se ha realizado, es el camarero quien marca en el sistema que el cobro se ha realizado, normalmente apretando el botón de pagado con tarjeta.
Pero si te fijas, en ninguno de los dos casos el sistema ha comprobado que el cliente nos ha pagado realmente. Confía en lo que le dice el camarero a través de un botón.
Este simple detalle puede ser un coladero si no lo tenemos en cuenta, ya que podemos perder diariamente una cantidad considerable de dinero debido a despistes, errores humanos, acciones malintencionadas, etc.
¿Cuál es la solución para que esto no nos pase? Diseñar una operativa de cobros en la que no se pueda cerrar una cuenta sin que el sistema haya validado previamente el cobro de esta, y una vez validado, sea el propio sistema quien cierre la cuenta, sin intervención humana.
En el caso de efectivo, podemos realizar esto utilizando máquinas de efectivo que estén integradas con nuestro sistema de venta. Cuando el camarero pulsa el botón de cobrar en efectivo, es la máquina quien recibe el dinero, envía al sistema de venta el ok del cobro, y el sistema de venta cierra automáticamente la cuenta. En el caso de Revo, aconsejamos el uso de máquinas Glory y Cashkeeper, en función de las necesidades y escenarios concretos de cada restaurante.
Y en el caso de tarjetas, podemos hacer exactamente lo mismo mediante Pinpads y/o datáfonos que estén integrados con el sistema de venta y puedan comunicarse con él. En el caso de Revo, tenemos dos opciones, Adyen y Sipay, ambas integradas y cada una con sus propias condiciones y comisiones.
Por último, es importante que utilices los permisos de usuarios y grupos del sistema de venta, ya que podrás limitar lo que puede hacer cada usuario en función de su grado.
Además, utilizando el registro de actividad, la auditoría de tickets y un par de informes más en Revo, podrás tener un control detallado de la actividad diaria de cada uno de tus empleados y de todas las interacciones que realizan en cada ticket.
Si quieres que te ayudemos a diseñar tu operativa de cobros y permisos, no dudes en contactar con nosotros y estaremos encantados de ayudarte a reducir al máximo las pérdidas de dinero y las famosas diferencias de caja.